Registre des visiteurs et RGPD : 5 erreurs fréquentes (et faciles à éviter)

Chaque jour, le même rituel se répète : un stylo, un cahier, un visiteur qui gribouille son nom dans une case trop petite. Prestataires, clients, candidats… tout le monde y passe. Simple, efficace ? Pas vraiment. Derrière ce geste anodin se cachent des risques bien réels : données personnelles exposées, informations parfois confidentielles laissées à portée d’yeux indiscrets, risques de non-conformité, image obsolète…. Bref, le registre d’accueil des visiteurs papier, c’est un peu le fax de l’accueil - toujours là, mais clairement d’une autre époque. Et pourtant, il existe des alternatives plus adaptées aux exigences actuelles : plus fluides, plus sûrs, plus modernes - bref, plus Anghello. 😉

Pour un registre visiteur conforme RGPD, faisons ensemble le tour des 5 erreurs les plus fréquentes observées sur le terrain et surtout, comment les éviter simplement.

Erreur n°1 : Utiliser un registre des visiteurs papier à la vue de tous

Votre bon et fidèle cahier à spirales trône fièrement à l’accueil, ouvert à la page du jour. Sauf qu’il affiche aussi, bien malgré lui, les noms, sociétés, horaires de passage et signatures (et parfois plus) de toutes les personnes passées avant. Sur le papier (littéralement), en réalité, ce système crée de nombreux risques de non-conformité RGPD.

La liste des points de non-conformité du registre d’accueil papier

• Confidentialité ? Zéro : les données sont visibles de tous. Un simple coup d’œil (ou un coup de smartphone) suffit pour repartir avec la liste complète des passages.
• Traçabilité ? Faible : un cahier n’offre pas de preuve fiable : pages manquantes, erreurs d’écriture, noms illisibles, oublis… Et lors d’un audit QHSE ou RGPD, ces faiblesses apparaissent immédiatement.
• Sécurité ? difficile à maîtriser : le registre peut être déplacé, perdu, photographié… Certaines entreprises découvrent même qu’il sert officieusement de “CRM” pour des commerciaux de passage.

Question RGPD

Les données personnelles doivent être collectées dans un objectif précis (contrôle d’accès, sûreté, sécurité..), conservées un temps limité, accessibles uniquement aux personnes habilitées, et surtout non diffusées publiquement.

Un registre papier en libre accès rend ces obligations difficiles, voire impossibles, à respecter au quotidien.

Le bon réflexe RGPD & sécurité

Adopter un registre d’accueil numérique, hébergé en Europe, voire sur un cloud souverain. Un registre visiteurs digital conçu pour faciliter la conformité RGPD et la maîtrise des informations visiteurs selon les règles définies par votre entreprise.

Avec Anghello, dans son rôle de sous-traitant, vous bénéficiez d’une traçabilité fiable et exploitable pour un accueil enfin à la hauteur de vos exigences QHSE.

Erreur n°2 : Ne pas anonymiser ou supprimer les données visiteurs de votre registre

Dans beaucoup d’entreprises, les données visiteurs sont conservées… beaucoup trop longtemps.

Un peu comme ces cartons d’archives qu’on promet de trier "un jour" - sauf qu’ici, il s’agit de données personnelles. Or, le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) exige de pouvoir répondre à ces trois questions : Quoi ? Pourquoi ? Combien de temps ? Et c’est souvent là que tout se joue et qu’une solution digitale comme Anghello facilite clairement les choses.

En effet, beaucoup d’entreprises se demandent : « Combien de temps conserver les données d’un registre visiteurs ? ». La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) rappelle que la conservation des données visiteurs doit être strictement proportionnée à la finalité. Elle doit être limitée au temps nécessaire pour assurer la sécurité du site et la traçabilité des entrées-sorties. Elle doit aussi respecter les exigences propres au domaine d’activité.

Dans la pratique, de nombreux organismes retiennent des durées courtes, souvent autour de 30 jours, sauf besoin particulier lié à la sûreté ou à des obligations internes. Conserver indéfiniment ces données peut constituer une violation du principe de limitation de la durée de conservation et le droit à l’effacement (article 17 du RGPD). A noter que c’est au responsable de traitement de fixer cette durée, et à la solution utilisée d’en garantir le respect.

Le bon réflexe RGPD :

Choisir un registre des visiteurs numérique avec anonymisation automatique après un délai défini par l’entreprise (en tant que responsable de traitement) ou manuelle selon les besoins et une traçabilité complète des opérations. Résultat : une gestion des données maîtrisée et alignée avec vos obligations internes comme avec les exigences du RGPD.

Erreur n°3 : Minimiser la traçabilité et la fiabilité des informations

Imaginez une alarme incendie. On évacue et se pose alors la question essentielle de savoir précisément qui se trouvait à ce moment-là dans les locaux. Vous tournez les pages de votre vieux registre papier et découvrez un chef-d’œuvre d’illisibilité. Dans un contexte d’urgence, cela pose un vrai problème de sécurité.

Les éléments de preuve indispensables

Pour être conforme au RGPD et répondre aux exigences QHSE, vous devez être en mesure de démontrer :

• Qui était présent, à quel moment, et pour quel motif : une exigence à la fois de sûreté, de sécurité et de traçabilité.
• Que le processus de collecte est maîtrisé : finalité déclarée, accès autorisés et durée de conservation communiquée.
• Que chaque visiteur a été informé de ses droits, conformément à l’article 13 du RGPD.

Le cahier des visites : un outil de sécurité et de conformité

Un registre visiteur doit permettre :

• ✅ une horodatation claire des entrées et sorties,
• ✅ une traçabilité fiable en cas d’évacuation ou d’incident,
• ✅ une preuve des mesures de prévention en cas d’audit interne ou externe,
• ✅ une intégrité des données (pas de ratures, d’erreurs, de pages manquantes).

Le bon réflexe RGPD :

Dans les faits, un registre papier rend ces exigences difficiles à atteindre. Opter pour une solution d’accueil numérique, conçue pour les rendre plus faciles à respecter, offre une traçabilité fiable et immédiatement exploitable en cas d’audit ou d’incident.

Erreur n°4 : Ignorer où et comment sont stockées les données visiteurs

« Où stocker les données du registre visiteurs pour rester conforme au RGPD ? ». Dans un fichier Excel qui circule par e-mail ? Au fond d’un tiroir ? Ou sur un cloud dont vous ne connaissez ni le pays d’hébergement ni les conditions de traitement ? Pourtant, ces données d’entrées-sorties contiennent des informations personnelles. Mal maîtrisées, elles peuvent se retrouver hors UE, transiter via des services tiers sans que vous le sachiez, être consultées par des personnes non autorisées, ou simplement finir dans des outils inadaptés.

C’est pourquoi le RGPD impose de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32). Elles incluent la maîtrise de l’hébergement des données, des accès autorisés et des éventuels transferts hors UE. Leur objectif : garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des informations.

Le bon réflexe RGPD pour le choix d’un logiciel de gestion des visiteurs conforme RGPD :

• un hébergement en Europe, éventuellement sur une infrastructure souveraine, sans transfert hors UE,
• une maîtrise des sous-traitants et des traitements (article 28 RGPD),
• des accès contrôlés pour garantir que seules les personnes autorisées accèdent aux données,
• une politique de conservation définie et appliquée, avec anonymisation ou suppression selon les besoins,
• une transparence partagée via un accord de sous-traitance (DPA - Data Privacy Agreements / ATD - Accord de Traitement des Données) détaillant les traitements, les sous-traitants, l’hébergement et les mesures de protection.

Erreur n°5 : Sous-estimer l’expérience d’accueil et l’image de marque

L’accueil commence avant même le premier bonjour. Trop d’entreprises voient encore le registre visiteurs comme une simple formalité administrative. Pourtant, il influence directement la première impression donnée à un client, un prestataire ou un candidat. Un cahier de visite papier ? Efficace... jusqu'à ce qu'il ne le soit plus : stylo capricieux, écriture illisible, pages déchirées… Ces micro-frictions ne font vraiment pas bonne impression et sont en décalage avec les exigences et la culture professionnelle de l’entreprise.

Pourquoi cela compte réellement, côté RGPD comme côté QHSE ?

• Fluidité opérationnelle : un enregistrement rapide, clair, sans erreur, qui libère du temps aux équipes (et aux visiteurs).
• Sécurité et conformité (audit, RGPD) : moins d’erreurs, qualité de la collecte améliorée et audits facilités.
• Image & professionnalisme : un accueil moderne, cohérent avec votre image et vos engagements.

Digitaliser le registre visiteurs apporte donc plus qu’un simple confort : c’est un moyen d’assurer un accueil cohérent avec vos pratiques internes, vos engagements et vos obligations RGPD.

Avec un registre numérique pour entreprise, vos équipes gagnent du temps, vos visiteurs se sentent attendus et accueillis, avec professionnalisme et modernité.

FAQ - Le registre visiteurs et le RGPD en 5 questions

1. Quelle durée de conservation pour un registre visiteurs ?

Seulement le temps nécessaire à leur finalité (souvent 30 jours, sauf besoin spécifique). Avec Anghello, la durée est paramétrée selon les règles que vous définissez en tant que responsable de traitement.

2. Le registre papier est-il conforme au RGPD ?

En théorie oui, en pratique rarement. Il est peu sécurisé et ses données sont visibles par tous, les informations personnelles sont exposées et la conservation souvent non maîtrisée. Un registre numérique facilite la confidentialité, la traçabilité et la gestion des droits d’accès.

3. Comment anonymiser un cahier des visiteurs ?

L’anonymisation consiste à rendre les données définitivement non identifiantes, de manière irréversible.

Avec une solution numérique comme Anghello, l’anonymisation est automatique, sans intervention manuelle, selon les règles de conservation que vous avez définies.

4. Quelle différence entre registre d’accueil et registre de sécurité ?

Le premier gère les passages quotidiens, le second la présence en cas d’incident. Avec Anghello, vous combinez les deux en une seule solution : un registre d’accueil fiable et un module d’évacuation capable d’afficher en temps réel les personnes présentes, de suivre les pointages et de générer un rapport complet en fin d’incident.

5. Comment prouver la conformité RGPD du registre visiteurs en cas d’audit ?

En cas d’audit, vous devez pouvoir démontrer : la finalité de la collecte, la durée de conservation et sa mise en application, la sécurité des données et l’information donnée aux visiteurs.

Avec Anghello, pas besoin de fouiller : tout est horodaté, documenté et accessible en un clic.