Nouveauté : Module de pré-enregistrement de visite
L'accueil de vos visiteurs commence désormais avant leur arrivée. Nous avons ajouté le module de pré-enregistrement de visites, une fonctionnalité très attendue qui transforme votre processus d'accueil en anticipant les visiteurs.
Que ce soit pour les interventions prestataires, les visites de groupes, les formations, les audits, les visites de clients, etc.
Fini les files d'attente à l'accueil
Le principe est simple : vos collaborateurs pré-enregistrent leurs visiteurs en amont. Lorsqu'ils arrivent sur site, ils sont déjà pré-identifiés.
Résultat : un gain de temps et une expérience visiteur améliorée. Vos visiteurs ont déjà pris connaissance de vos consignes de sécurité, et l'accueil est quasi-instantané.
Créer un pré-enregistrement depuis leur calendrier Outlook
C'est la fonctionnalité qui va changer le quotidien de vos collaborateurs. Vos employés peuvent créer des pré-enregistrements sans jamais quitter leur calendrier Outlook ou Google Calendar.
Le processus ? Exactement le même que pour planifier un rendez-vous classique. Ils ajoutent simplement l'adresse email de pré-enregistrement de leur site comme participant, en plus de leur visiteur. Anghello détecte automatiquement l'événement et crée la visite programmée.
Besoin de modifier l'horaire ou d'annuler ? Une simple mise à jour de l'événement calendrier suffit, tout se synchronise automatiquement.
Aucun changement d'outil, aucune formation nécessaire : le pré-enregistrement s'intègre naturellement dans le flux de travail existant de vos équipes.
Une vision claire pour anticiper les arrivées
Vos agents d'accueil disposent d'un tableau de bord dédié qui affiche toutes les visites à venir. Ils peuvent ainsi anticiper les arrivées, préparer les badges si nécessaire, et organiser leur accueil sereinement.
Cette prédictibilité facilite l'organisation : vos équipes peuvent désormais anticiper les arrivées, en complément des visiteurs qui s'enregistrent directement sur place.
Des invitations automatiques pour préparer la visite
Le module envoie automatiquement des emails d'invitation à vos visiteurs dans leur langue avec toutes les informations utiles : horaire, consignes de sécurité, plan d'accès, et lien pour compléter leur pré-enregistrement.
Vous configurez le timing d'envoi selon vos besoins : envoi immédiat, le jour même, ou plusieurs jours avant la visite.
Pré-enregistrement via le portail
Les agents d'accueil, responsables de site et administrateurs peuvent également créer des pré-enregistrements directement depuis le portail Anghello.
Ils peuvent également visualiser les entrées-sorties et gérer les contacts des visites programmées.
Ce que ça change concrètement
Pour vos visiteurs : réception des consignes en amont, gain de temps à l'accueil, expérience moderne et professionnelle. Bref, ils se sentent attendus ! 😊
Pour vos agents d'accueil : aperçu des visites programmées et des entrées - sorties en temps réel, validation express, moins de stress, plus de temps pour un accueil personnalisé.
Pour vos employés hôtes : création des pré-enregistrements sans friction depuis Outlook, aucun changement d'habitude. Plus besoin de transférer l'info manuellement par email ! 🎯
Pour votre organisation : image de marque renforcée, conformité améliorée, optimisation des ressources d'accueil.
Comment l'activer ?
Le module de pré-enregistrement est disponible en module optionnel ou inclus dans notre offre Premium. Pour l'activer, rendez-vous dans Admin > Settings > Pré-enregistrement.
Contactez-nous pour une démo ou une période d'essai ! Notre équipe support reste à votre disposition pour vous accompagner dans la configuration.