Nouveautés : accueil anticipé, historique sécurité, parcours conditionnel…

Les vacances sont finies, les plannings se remplissent à nouveau et vos registres d'accueil retrouvent du monde.

Chez Anghello, l'été a été studieux ! L'équipe s'est attaquée à un morceau de taille : faire en sorte qu'un visiteur qui revient ne recommence pas tout à zéro, et qu'il vous reste une preuve de ce qu'il a fait.

Trois nouveautés qui se répondent, plus une belle série d'évolutions accumulées ces 3 derniers mois. Bonne rentrée, et on vous raconte tout.

L'accueil sécurité anticipé : réglé avant l'arrivée

Que vaut un accueil sécurité passé en trente secondes, debout dans le hall, avec son hôte qui attend ?

Si vous faites passer des consignes de sécurité et un questionnaire à vos visiteurs, vous connaissez le problème. Jusqu'ici, tout se jouait à l'arrivée : remplir ses informations, lire les consignes, répondre aux questions. Sauf qu'un enregistrement fait sur place, dans la précipitation, est un enregistrement qui peut être bâclé. Le visiteur clique vite, valide sans lire, et vous récupérez une preuve de passage plutôt qu'une vraie preuve de compréhension. L’accueil sécurité visiteurs mérite mieux que trente secondes dans un hall.

Désormais, un visiteur pré-enregistré reçoit un lien personnel dans son email d'invitation. Depuis son téléphone ou le PC de son bureau, avant même de prendre la route, il peut :

• compléter ses informations et les champs liés à son motif de visite ;
• prendre connaissance de vos consignes de sécurité et les accepter ;
• passer votre questionnaire sécurité visiteurs.

À son arrivée, il ne repasse pas ce qu'il a déjà fait : QR-Code ou tablette d'accueil, seul ce qui manque lui est demandé.

L'accueil anticipé s'active site par site, et vous décidez champ par champ ce qui est proposé en amont : certaines questions ont du sens à distance, d'autres doivent rester à l'entrée. Le tout sans rien sacrifier à la rigueur : les bonnes réponses du questionnaire ne quittent jamais nos serveurs, et le lien de préparation reste strictement personnel.

Un accueil sécurité qui ne se répète pas inutilement

Un prestataire qui vient toutes les semaines doit-il repasser le même questionnaire à chaque passage ?

Vous étiez déjà nombreux à répondre non, grâce au badge virtuel et à la date de revalidation des consignes : un visiteur qui revenait avec son téléphone retrouvait ses acquis.

Nous avons élargi le principe. La validité de l'accueil sécurité est désormais conservée côté Anghello, pour chaque contact visiteur et sur chaque site : consignes acceptées, induction sécurité réussie. Autrement dit, la preuve est désormais chez vous, et plus seulement sur le téléphone du visiteur. Le badge virtuel garde tout son intérêt, et la reconnaissance fonctionne maintenant quel que soit le canal d'enregistrement, tablette d'accueil partagée comprise.

Nouveauté également : la revalidation ne concerne plus seulement les consignes, mais aussi l'induction. Et vous fixez la durée de validité, en jours, par site et par type de visiteur… un intervenant technique et un visiteur commercial n'appellent pas la même exigence.

Et cette validité n'est jamais acquise : elle tombe dès que vous modifiez le contenu. Questionnaire modifié, consignes mises à jour, et la revalidation redevient obligatoire pour tout le monde.

Dans la même logique, nous avons ajouté une fréquence de re-demande sur chaque champ de formulaire, réglable par type de visiteur : une seule fois, à chaque visite, ou de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. La plaque d'immatriculation d'un livreur régulier n'a pas à être ressaisie tous les matins.

Un historique sécurité utile au quotidien comme en audit

Pour compléter le système du badge virtuel, ces validations remontent désormais dans votre espace d'administration.

Chaque contact visiteur dispose maintenant d'un historique sécurité consultable : date du dernier passage des consignes, de la dernière induction, et les réponses données au questionnaire. C’est la trace complète de son accueil sécurité visiteurs, indépendante de chaque visite.

Utile le jour d'un audit, évidemment. Mais utile aussi (et peut-être surtout) au quotidien : votre agent d'accueil ou votre gardien de poste peut vérifier d'un coup d'œil, depuis son propre écran, si la personne qui se présente est bien à jour de son accueil sécurité.

Un détail ? Pas vraiment. Ce relevé de réponses est figé et conservé indépendamment de la visite.

La fiche de chaque visite indique par ailleurs, sans ambiguïté, comment les consignes ont été acceptées. Trois états possibles :

• à l’entrée : consignes lues et acceptées sur place, à l’enregistrement ;
• en anticipé : consignes acceptées avant la visite, via le lien personnel de l’invitation ;
• déjà acceptées : consignes acceptées lors d’une visite précédente, dans la durée de validité et sans modification du contenu depuis.

Et pour vos équipes HSE, les réponses au questionnaire s'invitent aussi dans les notifications d'enregistrement, par email comme sur Microsoft Teams.

Des contacts visiteurs qui se créent tout seuls

Pour que tout cela fonctionne, encore faut-il que le visiteur soit identifié. Nous avons ajouté deux façons d'y arriver.

La conversion manuelle : depuis n'importe quelle visite, un clic transforme un visiteur de passage en contact visiteur, avec l'induction et les consignes de cette visite conservées pour les fois suivantes.

Les contacts automatiques : si vous l'activez, tout visiteur arrivé sans pré-enregistrement mais ayant satisfait l'ensemble de vos exigences de sécurité est enregistré comme contact, avec son historique. Le prestataire venu en urgence un mardi soir bénéficiera de son historique sécurité la fois d'après, sans que personne n'ait rien à saisir.

Un parcours d'enregistrement qui s'adapte à chaque visiteur

Autre chantier de l'été : vous pouvez désormais créer des règles conditionnelles entre les champs de votre formulaire d'enregistrement.

Concrètement ? La réponse d'un visiteur à une question déclenche l'affichage (ou le masquage) des questions suivantes.

• votre prestataire déclare une intervention sur point chaud ? Le champ « N° de permis feu » s'ajoute au formulaire ;
• il indique ne pas avoir désinfecté ses outils ? La consigne d'hygiène correspondante s'affiche avant qu'il aille plus loin ;
• votre visiteur vient pour un simple rendez-vous commercial ? Il n'a pas à subir les questions réservées aux intervenants techniques.

Nous avons également ajouté des champs d'affichage seul pour des consignes, informations pratiques, messages contextuels, et une vidéo d’accueil. Et parce que la conformité reste notre obsession, la vidéo ne se charge qu'au clic du visiteur, sans dépôt de cookies au préalable.

Des visites qui collent au terrain

Tous vos visiteurs ne repartent pas le soir même. Prestataire en mission de plusieurs semaines, auditeur présent tout le mois, intérimaire en renfort saisonnier…

La visite étendue répond à ces cas : un enregistrement unique qui couvre toute la durée de présence sur site, avec des emails dédiés pour le visiteur et son hôte. Fini les ré-enregistrements quotidiens, sans rien sacrifier à la traçabilité ni aux listes d'évacuation.

Qui n'a jamais retrouvé un visiteur encore « présent » sur son registre à 22h ? L'email de notification reçu par l'hôte contient maintenant un lien de sortie : un clic, et le visiteur est pointé sortant, sans ouvrir l'application.

Le module de pré-enregistrement a lui aussi reçu sa série d'ajustements : une carte contact directement dans le formulaire, des filtres horaires qui tiennent enfin compte des chevauchements et du fuseau du site, et une fenêtre d'entrée anticipée portée de 60 à 120 minutes. Un train en avance ne devrait pas être un problème !

Anghello parle maintenant cinq langues

Nos clients s'internationalisent, Anghello aussi.

• l'espace d'administration est disponible en espagnol, italien et allemand, en plus du français et de l'anglais, interface et notifications comprises ;
• la gestion des fuseaux horaires couvre l'ensemble des zones internationales, avec un sélecteur repensé ;
• chaque email de notification respecte la langue de son destinataire, jusque dans ses liens.

Côté visiteurs, que l'enregistrement se fasse par QR-Code ou sur tablette d'accueil, neuf langues sont désormais disponibles : français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais (Pays-Bas et Belgique), polonais et portugais. Accueillir un transporteur dans sa langue n'est pas un confort, c'est la condition pour que vos consignes soient réellement comprises. Le Code du travail (article L4141-2) parle d’ailleurs d’une formation à la sécurité “appropriée” : une consigne non comprise n’a pas vraiment été dispensée.

Et aussi…

• la fiche visiteur réorganisée en sections claires : visite, sécurité, conformité, suivi ;
• de nouveaux pictogrammes sécurité et incendie ;
• l'intégration Microsoft Teams retravaillée, avec un aperçu visiteur plus lisible ;
• nouveaux filtres et graphique des visites pour les employés hôtes.

Un visiteur qui prépare sa venue au calme, un enregistrement qui ne redemande que l'utile, un historique qui sert autant à l'accueil qu'à l'audit : pour un accueil plus simple et traçable.

Merci à nos clients et partenaires pour leurs retours terrain qui nous permettent de faire évoluer la plateforme dans la bonne direction 🚀